Toetuste taotlemine – juristi tähelepanekud

Väga oluline on toetuse taotlemisel pidada silmas järgmist:
– tutvuda toetusmeetme määruse ja seletuskirjaga, sest need on aluseks toetuse taotlemisel;
– analüüsida oma projekti vastavust toetusmeetme eesmärkidele ning määruste sätestatud tingimustele.
Kui olete taotluse koostanud ja esitanud taotluse Kultuuriministeeriumi valitsemisala toetuste menetlemise infosüsteemis (ehk taotluskeskkond) ning komisjon on otsustanud, et projekti rahastatakse, siis taas aeg enda mälu värskendamiseks tutvuda toetusmeetme määrusega, milles on osa, kus kehtestatud õigused ja kohustused, mida tuleb järgida.

Toetus on eraldatud taotluse alusel
Esiteks, viige oma projekt ellu vastavalt taotlusele st, kasutage toetust taotluses ja taotluse rahuldamise otsuses sätestatu järgi. Jälgige eelarvet, viige eraldutud toetuse rahaga läbi neid tegevusi, milliseid komisjon oma otsusega rahaliselt toetas. Samas ei saa unustada, et toetuse saaja kohustus on tagada oma projektile ka nõutud ulatuses oma- või kaasfinantseering.
Kui toetust eraldati vähem, kui taotleti, ei ole automaatselt nii, et võib ellu viia vaid need tegevused, milleks toetus eraldati, ja jätta omal valikul mõned tegevuse tegemata. Toetuse saajal tuleb kaaluda, kas ta eraldatud toetuse ja muude vahenditega koos suudab ellu viia projekti nii, et kavandatud eesmärk saab täidetud. Kui nii ei õnnestu, on võimalik ka toetusest loobuda.
Kõige tähtsam reegel selle juures on silmas pidada, et kui projektis tulevad ette muudatused võrreldes sellega, mis algselt taotlemisel kavandatud, tuleb koheselt teavitada toetuse andjat.
Muutmine toimub reeglina toetuse saaja algatusel, näiteks juhul kui toetuse saaja peab möödapääsmatuks muuta projekti (toetatavat tegevust või selle ulatust või jäetakse tegevus ära või lisatakse täiendav tegevus) või muutub abikõlblike kulude kogumaht või toetuse osakaal abikõlblikest kuludest, samuti on muudatus see, kui muutub sündmuse toimumise aeg (ajavahemik) või toimumise koht, esinejad, keda kavatseti tasustada toetusraha eest.

Kirjalik teade tuleb saata taotluses toetuse saaja enda poolt oma projekti jaoks määratud abikõlblikkuse aja sees taotluskeskkonna kaudu. See loob võimaluse muudatuse üle- vaatamiseks ja otsustamiseks, kas toetuse saaja saab jätkata muutunud olukorras või muutunud tegevustega kavandatud projekti eesmärgipärast elluviimist. Enamikel juhtudel, kui muudatused on põhjendatud, on muudatused heaks kiidetud.

Kahjuks on olnud juhtumeid, kus toetuse andja saab muudatustest teada alles siis, kui toetuse saaja esitab aruande. On olnud, et toetuse saaja on teinud kulusid, mis ei sisaldu projekti eelarves või on toetuse saaja teinud tegevusi, mis ei sisaldu taotluses ja need tegevused on toonud kaasa kulusid, mille katmiseks toetus saaja kasutas toetust. Selliselt tekkinud kulud on mitteabikõlblikud. Teisisõnu väljendades, kui esitatud projekti eelarves ei ole tegevusi ja kulusid, mida aktsepteeriti, kui taotlus rahuldati, loetakse lisandunud tegevused ja kulud mitteabikõlblikeks. Nende katteks toetusraha kasutada ei saa, isegi kui tekkis kokkuhoid toetatud kulude arvelt. Selleks, et kokku hoidud raha kasutada, tulnuks teavitada muudatusest.

Projekti aruanne dokumenteerib projekti toimumist, tehtud otsuseid ja järeldusi
Teine oluline aspekt, mida silmas pidada, on aruande esitamine. Aruanne tuleb esitada õigel ajal. Aruande esitamise kuupäev on märgitud toetusraha eraldamise käskkirjas.
Aruande esitamiseks valmistumine algab kohe pärast toetuse saamisest teadasaamist. Toetust saanud projekti kohta tuleb pidada muudest tegevustest ja muudest projektidest eraldi arvestust. Taotleja peab oma raamatupidamises sisse seadma kogu projekti abikõlblike kulude, mitteabikõlblike kulude ja tulude kohta eraldi raamatupidamisarvestuse. Säilitama toetuse taotlemise dokumendid, kulude abikõlblikkust tõendavad dokumendid ja muud tõendid raamatupidamisseaduses sätestatud tähtaegade järgi.
Võib tekkida vajadus esitada aruande juurde ka projekti kohta peetud raamatupidamisarvestust. Siin juhin tähelepanu, et pangakonto väljavõte ei tähenda, et see ongi raamatupidamisarvestus.
Raamatupidamisarvestus on majandusarvestuse süsteem toetust saanud juriidilise isiku tasandil, mis peegeldab konkreetse projekti tulusid, nende moodustumise allikaid ja nendega seonduvaid tehinguid ehk kulusid.
Aruanne peab olema kooskõlas taotlusega, see tähendab, et kõik tegevustega seonduvad kulud-tulud, mida planeerisite oma taotluses, peavad kajastuma ka aruandes. Tuleb anda selgitused, kas ja kuidas tulud tekkisid ning milleks kulusid. Selgitada tuleb ka oma- ja kaasfinantseerimiseks kavandatud summasid võrreldes sellega, mis olid tegelikud tulud ja kulud. On väga haruldane, kui kogu projekti eelarve (see, mis esitati taotlemisel) ja tegelikud tulud ning kulud on sendi pealt samad. Seda kas või seepärast, et eelarves võis teha prognoose nt omafinantseerimisele jäävate kulutuste ja ka tulude osas, kuid aruanne tuleb koostada tegelikult saadud tulude ja tekkinud kulude kohta nii nagu on raamatupidamisarvestus.

Palgatoetus laulu- ja tantsupeoliikumise kollektiivide juhendajate
Eraldi võib rääkida veel laulu- ja tantsupeoliikumises osalevate kollektiivide juhendajate tööjõukulu toetusest, mis on oma olemuselt palgatoetus ja ellu kutsutud meie laulu- ja tantsupeo traditsiooni jätkumise toetamiseks.

Siin on samuti oluline jälgida, et kõik, mis taotluses kirjutate, ka nii oleks. Pean silmas kollektiivide proovide aega ja kohti. Ka selles meetmes kehtib kohustus muutuste korral toetuse andjat teavitada. Kahjuks on paikvaatluste käigus välja tulnud esimesed juhtumid, kus taotluses kirjapandu ei vastanud tõele ja toetuse saajal tuli toetus tagasi maksta. Väga oluline on ka kinni pidada reeglist, et kuna tegu on palgatoetusega, tuleb seda sarnaselt töötasule maksta iga-kuuliselt. Ei saa aktsepteerida toetuse maksmist ühekordne väljamaksena preemia või lisatasuna. Ka sellised näited on meil juba olemas ja ka sellisel juhul oleme sunnitud toetuse tagasi küsima.

Toetuse andja ei rõõmusta, kui toetus saaja peab toetuse tagasi maksma
Parim viis, on toetusemeetme määruses sätestatu kohaselt kasutada eraldatud toetus selleks, milleks see taotleti ja eraldati.

Loodan, et eelnevalt väljatoodu ei hirmutanud Eesti Rahvakultuuri Keskuselt toetuse taotlejaid, vaid julgustas teid toetuste taotlemise protsessis küsimuste tekkides pöörduma meie koordinaatorite ja ka minu poole, et ennetada probleemide tekkimist. Kõik kontaktid on meie kodulehelt leitavad.

Julget toetuste taotlemist, toredate projektide elluviimist ja meeldivat edaspidist koostööd!

Reet Maks
jurist
Eesti Rahvakultuuri Keskus